Privacybeleid

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 7 september 2026

1. Inleiding

SIMILIA LTD (“wij”, “ons” of “onze”) zet zich in voor de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, bekendmaken en beveiligen wanneer u onze website en applicatie op https://www.similia.io/ gebruikt.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in dit beleid wordt beschreven. Als u vragen hebt over dit Privacybeleid of onze werkwijzen, neem dan contact met ons op via info@similia.io.

2. Gegevens die wij verzamelen

Persoonsgegevens: Wij verzamelen informatie die u identificeert, op u betrekking heeft of redelijkerwijs aan u kan worden gekoppeld, waaronder:

• E-mailadres
• Accountgegevens
• Weergavenaam (indien opgegeven)

Gebruiksgegevens: Wij verzamelen automatisch informatie over uw interacties met onze applicatie, waaronder:

• Logboek- en gebruiksgegevens (IP-adres, browsertype, verwijzende pagina's en afsluitpagina's)
• Apparaatgegevens (apparaattype, besturingssysteem)
• Gegevens over casussen en repertorisaties
• Gegevens over functiegebruik en interacties

Gegevens van gezamenlijke geneesmiddelproeven: Wanneer u deelneemt aan een geneesmiddelproef, verzamelen wij gegevens over uw deelname en de waarnemingen die u indient, waaronder getypte of getranscribeerde tekst en voor privacy opgeschoonde kopieën van afbeeldingen die zijn afgeleid van geüploade handgeschreven notities of tekeningen. Voordat een JPEG-, PNG- of WebP-afbeelding van een geneesmiddelproef voor AI-verwerking wordt verzonden of in Cloud Storage wordt opgeslagen, wordt deze op de server opnieuw gecodeerd en worden locatie- en apparaatmetadata en ingesloten profielen, waaronder EXIF-, XMP-, IPTC- en ICC-gegevens, verwijderd. De coördinator van de geneesmiddelproef ontvangt de waarnemingen van deelnemers en de bijbehorende voor privacy opgeschoonde kopieën van afbeeldingen.

Apparaatvingerafdrukgegevens: Wij verzamelen apparaatspecifieke informatie, waaronder browsertype, schermresolutie, hardwarespecificaties (zoals CPU-kernen en apparaatgeheugen), tijdzone en andere technische identificatiegegevens. Deze gegevens worden gebruikt om ongeoorloofd delen van accounts te detecteren en de beveiliging te verbeteren.

Spraak- en audiogegevens: Wanneer u Live Audio gebruikt of een vooraf opgenomen opname van een geneesmiddelproef uploadt, wordt uw audio naar Deepgram verzonden en door Deepgram verwerkt om een transcript te maken. Vooraf opgenomen audio van geneesmiddelproeven is tijdelijk en wordt niet als bijlage bij de geneesmiddelproef bewaard. Na de transcriptie wordt deze uit de actieve opslag verwijderd en via de Dienst ontoegankelijk gemaakt. Het verwijderde Cloud Storage-object kan maximaal zeven dagen in een afgeschermde soft-delete-status blijven, die alleen toegankelijk is voor bevoegde beheerders, voordat het vanuit die status definitief wordt verwijderd. Eventuele resterende reservekopieën volgen, indien van toepassing, een afzonderlijk gedocumenteerd bewaarschema. Een Business Associate Agreement (BAA) en maatregelen voor het niet bewaren van gegevens zijn alleen van toepassing op de verwerking door Deepgram wanneer deze respectievelijk contractueel van toepassing en geconfigureerd zijn.

Door AI verwerkte inhoud: Wanneer u onze AI-functies gebruikt (zoals analyse van notities, beeldanalyse, extractie van visuele symptomen, transcriptie of semantisch zoeken), wordt uw inhoud verzonden naar en verwerkt door externe diensten, waaronder mogelijk OpenAI, Google, OpenRouter en Deepgram. OpenRouter fungeert als AI-verwerker en routeringsdienst en kan een verzoek naar een geselecteerde onderliggende modelprovider verzenden. Het bewaarbeleid en de behandeling van modeltraining verschillen per dienst en configuratie. Maatregelen voor het niet bewaren van gegevens, niet trainen, een BAA of vergelijkbare waarborgen zijn alleen van toepassing wanneer deze voor het betreffende account of verzoek zijn ingeschakeld en contractueel van toepassing zijn. Similia gebruikt deze inhoud niet om zijn eigen AI-modellen te trainen. Deze verwerking is noodzakelijk om deze functies aan te bieden.

3. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming: Voor bepaalde gegevensverwerkingsactiviteiten vertrouwen wij op uw uitdrukkelijke toestemming.
• Contractuele noodzaak: Om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen, waaronder het leveren van onze diensten.
• Gerechtvaardigde belangen: Om onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen na te streven, zoals het verbeteren van onze diensten en het waarborgen van de beveiliging.
• Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Om onze diensten te leveren en te onderhouden
• Om uw ervaring te personaliseren
• Om met u te communiceren over uw account of onze diensten
• Om onze applicatie te verbeteren
• Om bescherming te bieden tegen frauduleuze of illegale activiteiten
• Om betalingen te verwerken en abonnementen te beheren
• Om marketingcommunicatie te verzenden (met uw toestemming)
• Om klantenondersteuning te bieden

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Similia slaat alleen informatie in je browser op voor de doeleinden die hier worden vermeld. We gebruiken geen advertentiecookies, nemen je sessies niet op en plaatsen nooit patiëntgegevens in een cookie.

Jouw keuze. Wanneer je de site voor het eerst bezoekt, kun je via een kleine melding onderaan de pagina statistieken (de tweede groep hieronder) toestaan of weigeren. Je kunt deze keuze op elk moment wijzigen onder "Cookie-instellingen" — in de voettekst van elke openbare pagina, in het menu binnen de app of via Instellingen → Privacy & toestemming. Je keuze wordt zes maanden lang opgeslagen in één cookie (similia_consent) en geldt voor de browser waarin je de keuze hebt gemaakt. Als je browser een Global Privacy Control-signaal verzendt, blijven statistieken uitgeschakeld totdat je anders aangeeft. Waar we eerst toestemming moeten verkrijgen (de EU/EER, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Turkije, Brazilië, Israël en Canada, en wanneer we niet kunnen bepalen waar je bent), blijven statistieken uitgeschakeld totdat je ze toestaat; elders zijn ze actief totdat je ze uitschakelt. We bewaren van elke keuze een registratie — een willekeurige ontvangstbewijs-ID, het tijdstip, je keuze, hoe je die hebt gemaakt, of je browser een Global Privacy Control-signaal heeft verzonden, de versie en taal van de getoonde melding, je regio als landengroep (nooit een IP-adres) en, als je bent ingelogd, je account-ID — gedurende drie jaar als bewijs van toestemming.

Strikt noodzakelijk — altijd actief; Similia werkt niet zonder deze onderdelen:

• __session, similia_has_session — zorgen dat je ingelogd blijft (Similia, 14 dagen).
• NEXT_LOCALE — onthoudt je taal (Similia, 1 jaar).
• similia_consent — bewaart je cookiekeuze (Similia, 6 maanden).
• theme, appZoom, similia:* browseropslag — weergavevoorkeuren en prijzen in de cache (Similia, totdat je ze wist).
• Firebase Auth, rubrieken- en offlinecaches (browseropslag) — inlogstatus en offlinegebruik (Similia, totdat je uitlogt of de sitegegevens wist).
• _vcrcs — bescherming tegen geautomatiseerd verkeer (Vercel, 1 uur).
• crisp-client/* — de supportchat binnen de app, zodat een gesprek kan worden voortgezet en je onze antwoorden kunt zien (Crisp, 6 maanden). Deze wordt alleen geladen voor ingelogde gebruikers binnen de app, nooit op openbare pagina's.

Ook altijd actief: anonieme websitestatistieken van Vercel (Web Analytics en Speed Insights). Deze gebruiken geen cookies en slaan niets op in je browser; een bezoekershash die van je verbinding wordt afgeleid, wordt dagelijks opnieuw ingesteld en kan niet naar jou worden herleid. Adressen van pagina's binnen de app worden vóór verzending teruggebracht tot hun patroon, zodat er geen identificatoren van casussen, notities of gedeelde items je browser verlaten.

Statistieken — alleen wanneer je ze toestaat:

• _ga, _ga_* — Google Analytics: een pseudonieme bezoekers-ID waarmee we kunnen zien hoe de site wordt gebruikt (Google, maximaal 2 jaar).
• similia_attr — onthoudt hoe je ons hebt gevonden (campagneparameters en de verwijzende site), zodat we weten welke kanalen werken (Similia, 90 dagen).
• Prestatiemeting — laad- en aanvraagtijden van pagina's die in je browser worden gemeten en aan onze foutrapporten worden toegevoegd, uitsluitend zolang statistieken zijn toegestaan (Sentry, EU; niets wordt in je browser opgeslagen). De prestaties van onze eigen servers worden afzonderlijk bewaakt en daarbij worden geen gegevens uit je browser gebruikt.

Partnerverwijzing — alleen als je een partnerlink hebt gevolgd:

• rewardful.referral — past de partnerkorting toe en kent de verwijzende partner de verdienste toe (Rewardful, 60 dagen). Deze cookie wordt alleen geplaatst wanneer je via een partnerlink binnenkomt; de statistiekenkeuze heeft er geen invloed op, omdat je door uitschakeling de korting zou verliezen waarvoor je hebt geklikt. Je kunt de cookie op elk moment verwijderen met "Verwijzing vergeten" in Cookie-instellingen.

Alleen geladen wanneer je ze gebruikt: het feedbackbord (Featurebase) binnen de app slaat een identificator op zodra je het opent; ingesloten video's worden afgespeeld via youtube-nocookie.com en worden alleen geladen wanneer je op afspelen drukt, waarna YouTube zijn eigen identificatoren instelt; Stripe plaatst zijn eigen cookies op zijn betaalpagina's.

Foutbewaking (Sentry, gehost in de EU) is zonder cookies actief op elke pagina: wanneer er iets misgaat, ontvangen we de fout, het paginapatroon en, voor ingelogde gebruikers, je account-ID — nooit patiëntinhoud.

Analyse van functiegebruik voor ingelogde gebruikers (Mixpanel, gehost in de EU) is geen cookie: nadat je de kennisgeving over gegevensverwerking hebt geaccepteerd, registreren onze servers onder je account-ID welke functies je gebruikt en waar ze mislukken. We baseren ons op ons gerechtvaardigde belang om de dienst goed te laten werken; je kunt op elk moment bezwaar maken met de schakelaar "Analyse van functiegebruik" via Instellingen → Privacy & toestemming (als deze is uitgeschakeld, hebben we minder informatie om op af te gaan wanneer je om ondersteuning vraagt) of door een e-mail te sturen naar info@similia.io. Er worden nooit gezondheidsgegevens of patiëntgegevens naar Mixpanel verzonden.

Je kunt je browser ook opdracht geven cookies te weigeren of te verwijderen. Als je de strikt noodzakelijke cookies weigert, kun je niet ingelogd blijven.

6. Delen en verstrekken van gegevens

Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën dienstverleners:

Leveranciers van analyse- en monitoringdiensten:

• Mixpanel (server-side analyse van functiegebruik voor ingelogde gebruikers, gehost in de EU, gerechtvaardigd belang met mogelijkheid tot afmelding)
• Google Analytics (websitestatistieken, alleen zolang u statistieken toestaat)
• Vercel Web Analytics en Speed Insights (anonieme websitestatistieken zonder cookies)
• Sentry (foutregistratie en monitoring, gehost in de EU)

Dienstverleners voor AI en machinaal leren:

• OpenAI (AI-analyse en beeldverwerking; BAA en controles voor het niet bewaren van gegevens waar deze zijn geconfigureerd en contractueel van toepassing zijn)
• Google Generative AI (semantisch zoeken, embeddings en beeld- of AI-verwerking; privacycontroles zijn afhankelijk van de toepasselijke account- en serviceconfiguratie)
• OpenRouter (AI-verwerking en routering van beeld- en andere AI-verzoeken; verzoeken kunnen naar geselecteerde onderliggende modelproviders worden verzonden)
• Deepgram (spraak-naar-teksttranscriptie; BAA en controles voor het niet bewaren van gegevens waar deze zijn geconfigureerd en contractueel van toepassing zijn)
• Pinecone (vectordatabase voor semantisch zoeken)

Betalingsverwerkers:

• Stripe (verwerking van abonnementen en betalingen)

Communicatie- en marketingdiensten:

• Brevo (transactionele e-mails en, als u zich daarvoor hebt aangemeld, nieuwsbrieven)
• Crisp (supportchat binnen de app)

Infrastructuur en hosting:

• Firebase (authenticatie en database)
• Vercel (hosting en serverloze functies)
• Upstash Redis (caching)

Andere diensten:

• Rewardful (partnerverwijzingen, alleen als u een partnerlink hebt gevolgd)
• Featurebase (productfeedback, alleen wanneer u het feedbackbord opent)
• YouTube / Google (ingesloten video's, alleen wanneer u op afspelen drukt)

Gezamenlijke geneesmiddelproeven: Elke coördinator van een geneesmiddelproef ontvangt de door deelnemers ingediende waarnemingen, inclusief bijbehorende, voor privacydoeleinden opgeschoonde kopieën van afbeeldingen van notities of tekeningen. De coördinator bepaalt of deelnemers voor elkaar herkenbaar zijn of anoniem worden weergegeven; deze instelling verbergt de identiteit van een deelnemer niet voor de coördinator.

Wettelijke autoriteiten: Wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.

7. Bewaartermijnen voor gegevens

We bewaren je persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden uiteengezet. We bewaren en gebruiken je gegevens voor zover dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, geschillen op te lossen en ons beleid te handhaven.

Wanneer de verwijdering van een account of ondersteunde inhoud is voltooid, worden de betreffende gegevens onmiddellijk ontoegankelijk gemaakt via de Dienst en uit de actieve opslag verwijderd. Verwijderde Cloud Storage-objecten kunnen maximaal zeven dagen in een beperkte status voor voorlopig verwijderde gegevens blijven staan, uitsluitend toegankelijk voor bevoegde beheerders, voordat ze vanuit die status definitief worden verwijderd. Eventuele resterende reservekopieën volgen afzonderlijk gedocumenteerde bewaarschema's en kunnen langer worden bewaard. Wanneer een coördinator van een geneesmiddelproef zijn of haar account verwijdert, worden de identiteit van de coördinator, de eigen proefwaarnemingen en eventuele bewaarde uploads, opgeslagen als privacygeschoonde kopieën van afbeeldingen, verwijderd. De geneesmiddelproef wordt gesloten, maar een gedeïdentificeerd proefbestand en door andere deelnemers ingediende inhoud kunnen toegankelijk blijven voor de overige deelnemers. Wanneer een deelnemer aan een geneesmiddelproef zijn of haar account verwijdert, worden het proeflidmaatschap, de waarnemingen en eventuele bewaarde uploads van die deelnemer, opgeslagen als privacygeschoonde kopieën van afbeeldingen, verwijderd. Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit wettelijk verplicht is of nodig is om geschillen op te lossen of onze overeenkomsten te handhaven.

Factureringsanalyse: Similia houdt een register voor factureringsanalyse bij met een pseudonieme account-ID, Stripe-identificatoren voor klanten, betalingen, abonnementen en terugbetalingen, transactiebedragen en afleveringsbewijzen. Het register wordt normaal gesproken 400 dagen bewaard om betalingen en latere terugbetalingen te kunnen afstemmen, en wordt verwijderd wanneer de accountverwijdering is voltooid. Minimale gegevens over meldingen en nieuwe pogingen worden normaal gesproken 90 dagen bewaard; deze bevatten Stripe-identificatoren voor gebeurtenissen en bronnen, het gebeurtenistype, tijdstippen, pogingen en resultaten, maar geen account-ID, Stripe-klant-ID, contactgegevens of patiëntinhoud. Geplande opschoning is begrensd en kan bij een achterstand langer duren. Het verwijderen van dit register wist niet automatisch de financiële gegevens bij Stripe of gebeurtenissen die eerder naar analyseproviders zijn verzonden; voor deze gegevens gelden de bewaartermijnen en processen voor gegevensrechten van de betreffende provider.

Cookiekeuzes: we bewaren het ontvangstbewijs van elke cookiekeuze — een willekeurige ontvangstbewijs-ID, het tijdstip, de keuze, hoe deze is gemaakt, of de browser een Global Privacy Control-signaal heeft verzonden, de versie en taal van de melding, de regio als landengroep (nooit een IP-adres) en, voor ingelogde gebruikers, de account-ID — gedurende drie jaar, als bewijs dat toestemming is gegeven of geweigerd. Wanneer een account wordt verwijderd, worden de ontvangstbewijzen bewaard, maar wordt de account-ID daarin vervangen door een onomkeerbare hash.

8. Gegevensbeveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, bekendmaking of vernietiging. Deze omvatten beveiligingsmaatregelen volgens industriestandaarden, zoals:

• Gegevensversleuteling
• Veilige authenticatieprocedures
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen

9. Internationale doorgifte van gegevens

Uw persoonsgegevens kunnen buiten uw rechtsgebied worden verwerkt vanwege ons gebruik van clouddiensten en externe dienstverleners. Deze dienstverleners kunnen uw gegevens opslaan of verwerken in de Europese Unie, de Verenigde Staten of andere regio's waar zij faciliteiten beheren.

Uw gegevens kunnen in het bijzonder naar de Verenigde Staten worden doorgegeven voor verwerking door:

• OpenAI (AI-verwerking)
• Google (AI-verwerking en clouddiensten)
• OpenRouter en geselecteerde onderliggende modelproviders (AI-routering en -verwerking)
• Stripe (betalingsverwerking)
• Deepgram (spraaktranscriptie)
• Pinecone (vectorzoekopdrachten)
• Vercel Inc. (hosting, edge-netwerk en anonieme websitestatistieken; gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming)
• Rewardful (partnerverwijzingen, alleen als u een partnerlink hebt gevolgd; standaardcontractbepalingen)

Bij internationale doorgifte van gegevens zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of andere rechtsgeldige mechanismen om uw gegevens overeenkomstig de AVG-vereisten te beschermen.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG en vergelijkbare regelgeving inzake gegevensbescherming hebt u de volgende rechten:

• Recht op inzage: Een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.
• Recht op rectificatie: Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens aanvragen.
• Recht op wissing: Verwijdering van uw persoonsgegevens aanvragen.
• Recht op beperking van de verwerking: Beperking van de verwerking van uw gegevens aanvragen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Overdracht van uw gegevens in een gestructureerd formaat aanvragen.
• Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht om toestemming in te trekken: Uw toestemming op elk moment intrekken.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@similia.io. U kunt uw gegevens ook rechtstreeks openen, downloaden of verwijderen via de pagina Instellingen in uw gebruikersprofiel.

11. Privacy van kinderen

Onze applicatie is niet bedoeld voor gebruik door kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonlijk identificeerbare informatie van kinderen jonger dan 16 jaar. Als u een ouder of voogd bent en denkt dat uw kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

12. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen ons Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen u op de hoogte van wijzigingen door het nieuwe Privacybeleid op deze pagina te plaatsen en de datum bij “Laatst bijgewerkt” aan te passen. Controleer dit Privacybeleid regelmatig op eventuele wijzigingen.

13. Contact met ons opnemen

Als u vragen of zorgen hebt over dit Privacybeleid of onze gegevenspraktijken, neem dan contact met ons op via:

SIMILIA LTD
71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londen, Verenigd Koninkrijk, WC2H 9JQ
info@similia.io

14. Toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming

Als u zich in de Europese Economische Ruimte bevindt en van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.